Behandling av personuppgifter i den Finlands Kristliga Studentförbund. EU: s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) (EU) 2016/679) kan förbättra säker behandling av personuppgifter utan att äventyra skyddet för privatlivet. Vanliga informationssystem, såsom SKY-medlemsregistret, samt noggrann behandling av personuppgifter, vilket säkerställer att SKY: varje persons personuppgifter därefter.
Sekretesspolicy för registret för den Finlands Kristliga Studentförbund den 25 maj 2018. Uppdaterad 20/11/2020.
- Registeradministratör
Suomen Kristillinen Ylioppilasliitto ry – Finlands Kristliga Studentförbund rf.
Företags-ID 0215284-1
Gengatan 3, 00170 Helsingfors
www.sky-fks.fi
Registrets kontaktperson:
Katri Jussila
+358-50-5952867
paasihteeri (a) sky-fks.fi
- Medlemsregister
Registreringsservicen för den Finlands Kristliga Studentförbund är Accountor Finago Oy: s kundhanteringssystem Procountor. Dataöverföring är krypterad i modellen för HTTPS-teknik. Personliga användartjänster, ett lösenord och ett lösenord som ändras från session till session används.
Procountor endast SKY-FKS och dess lokala föreningsmedlemmars syn på att hantera och hantera tjänsterna i tidningarna Ad Lucem och Etsijä.
Den Finlands Kristliga Studentförbund upprätthåller registret över medlemmar i Finlands Kristliga Studentförbund lokala föreningar. Lokala föreningar är
- Kristliga studentförening (YKY) i Helsingfors,
- Åbo Kristliga studentförening (TYKY) i Åbo,
- Kristliga Studentföreningen vid Åbo Akademi r.f. (KSÅA) i Åbo,
- Näsijärvi Kristliga studentförening (NÄKY) i Tammerfors,
- Jyväskylä Kristliga studentförening (JYKY) i Jyväskylä,
- Kuopio Kristliga studentförening (KYKY) i Kuopio,
- Norra Finlands Kristliga studentförening (PYKY) i Uleåborg och Kajaani,
- Ilosaari Kristliga studentförening (IYKY) i Joensuu
- Riksomfattande skolförening Finlands Kristliga Skolcentrum (SKK)
- Rättslig grund och syfte med behandlingen av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter baseras på föreningens skyldighet enligt föreningslagen att hålla en lista över medlemmar, ett legitimt intresse av att ta hand om medlemstjänst och kommunikation samt tjänster och kommunikation för dem som har registrerat sig som volontärer. Vid uppsägda medlemskap är kriterierna hanteringen av dokumentationen i personupplysningssystemet, kraven i redovisningslagen och det kulturella och historiska forskningsunderlaget. Elektroniska registreringslistor har utarbetats för följande evenemang som kräver förhandsregistrering: generalförsamlingen, mötena i föreningens aktiviteter, sammanträdena i föreningens styrelse, evenemangen som organiseras av föreningen och mötena i de grupperna.
Syftet med behandlingen av personuppgifter är:
Förmåner för medlemskap inkluderar tidningen Ad Lucem. Tidningen är tillgänglig för alla medlemmar som har angett att de vill ta emot tidningen. Tidningen har också prenumeranter och mottagare av gratiskopior. Adressuppgifterna för tidningens mottagare extraheras från medlemsregistret och vidarebefordras till tryckerierna för utskick. Ad Lucemia är tryckt av Grano Oy.
Prenumeranter väljs från medlemsregistret för att skicka ett medlemsbrev och inbjudan till bolagsstämman, som publiceras två gånger om året. Ett medlemsbrev kommer att skickas via e-post eller post till varje medlem som vid anslutning eller senare har meddelat att han eller hon vill ta emot brev antingen per post eller e-post.
Mottagare av e-postlistor väljs från sändningsprogrammet för e-postlistan för att skicka dem till e-postlistor. Den nödvändiga informationen samlas in för leverans och fakturering av produkterna.
- Personuppgifter som ska behandlas
I samband med medlemsregistret behandlar registren följande personuppgifter om en medlem, förvaltare eller person som agerar i en frivillig roll: Medlemslistan innehåller medlemmens namn, eventuellt födelsedatum, adress, telefonnummer, e-postadress, datum för anslutning, medlemstypsgrupp, tidningsnamn för medlemsförmån
Vid registreringen behandlar registren följande personuppgifter för en medlem, förvaltare eller volontär: kost och allergier. Dessa data raderas när det inte längre finns behov av bearbetning. Vi får information främst från registratorn själv. Du kan registrera dig som medlem via formuläret “Bli medlem” på webbplatsen eller genom att skriftligen meddela de anställda.
Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för de ändamål som beskrivs i denna sekretesspolicy, även på grundval av information som erhållits från lokala föreningar, offentligt tillgängliga källor eller andra tredje parter, inom gränserna för tillämplig lag.
För produktbeställningar samlas den nödvändiga adressen och faktureringsinformationen till abonnenten. Uppgifterna kommer inte att användas för något annat syfte.
- E-postlistor
Vi använder e-postlistan för att dela nyheter och händelser från vår organisation, paraplyorganisation och partners. Informationen om mottagarna av e-postlistorna är endast tillgänglig för SKY-anställda och vi använder dem endast för överföring av information via e-postlistorna. Vi använder Mailmans epostsystem som underhålls av Suomen Hostingpalvelu Oy. Informationen lagras bakom ett lösenord och meddelanden vidarebefordras via en krypterad https-anslutning.
De tillgängliga e-postlistorna är:
Helsingfors kommunförening e-postlista, Joensuu lokalförening e-postlista, Tammerfors lokalförening e-postlista, Kuopio lokalförening e-postlista, Åbo lokalförening e-postlista, vän medlemmars e-postlista, ungdomsreligion e-postlista för dialog.
- Utlämnande och överföring av information
Medlemskapsinformation lagras i Procountor-tjänsten (för mer information om Procountor-säkerhet, se http://support.procountor.com/en/change/procountorin-totecurity.html). Informationen kommer att användas av både den centrala organisationen och den lokala föreningen för de syften som beskrivs ovan. Vi lämnar inte ut informationen i registret till tredje part. Vi lämnar inte ut personlig information utanför EU / EES. Prenumerationsinformation för e-postlistor lagras i e-postprogrammet.
Information om volontärer, deltagare i seminarier och aktiviteter lagras i en gemensam datastation på SKY-kontoret, som kan nås från datorer. Datorer är lösenordsskyddade. Det finns också online formulär som är lösenordsskyddade.
- Dataskydds- och lagringsperioder
Endast utsedda personer med användarnamn och lösenord till systemet har behörighet att använda systemet som innehåller personuppgifter. Endast vissa anställda, som definierats i förväg utifrån deras anställningsförhållande och uppgifter, har rätt att behandla uppgifterna. Informationen samlas in i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och kan endast nås av vissa förutbestämda personer. Manuellt material lagras i låsta rum.
Vi lagrar personuppgifter med hänsyn till kraven i lagstiftning och myndigheter, t.ex. bokföringslagstiftning, specifika uppgifter om registrerade och arkiveringskrav. Den registeransvarige ska regelbundet bedöma behovet av kvarhållande med beaktande av tillämplig lagstiftning.
Den Finlands Kristliga Studentförbund lagrar personuppgifter enligt följande:
Medlemskapet fortsätter tills medlemmen själv avslutar medlemskapet eller information om medlemmens död anländer till föreningen eller lokalföreningen. Uppgifter lagras i medlemsregistret endast för statistik-, rapporterings- och redovisningslagskrav när en medlem har meddelat sin avgång.
Informationen raderas från journalregistret när en begäran om radering har mottagits. Uppgifterna kommer att raderas från abonnentregistret på medlemsbrevet när en begäran om radering har mottagits. Informationen i e-postlistans abonnentregister raderas när begäran om radering har mottagits. Elektroniska registreringslistor sparas för statistik, rapportering och redovisning.
Personuppgifter vars behandling inte längre är nödvändig ska raderas utan dröjsmål men senast ett år. Känsliga uppgifter som samlats in för transaktioner raderas tre månader efter händelsen. Om viss information krävs enligt lag eller av någon annan berättigad anledning kommer personuppgifter att raderas omedelbart när det inte längre finns behov av sådan lagring baserat på annan behandling. Utan att det påverkar ovanstående kan data lagras längre för historiska, statistiska, redovisnings- och skriftliga ändamål relaterade till aktiviteten.
- Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att informeras om behandlingen av hans / hennes personuppgifter, att kontrollera de personuppgifter som behandlas av SKY om sig själv och att kräva korrigering och komplettering av felaktiga eller felaktiga uppgifter och begära radering eller överföring av hans / hennes personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Om behandlingen av personuppgifter baseras på samtycke har den registrerade rätten att återkalla sitt samtycke.
Den registrerade har rätt att invända mot behandlingen av hans eller hennes uppgifter eller att begära att behandlingen begränsas i den mån behandlingen av uppgifterna baseras på ett berättigat intresse. Om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämplig datasäkerhetspolicy, har han eller hon rätt att lämna in ett klagomål mot behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten.
Av särskilda personliga skäl har den registrerade också rätt att invända mot hanteringen. I samband med begäran måste den registrerade identifiera den specifika situationen baserat på vilken han eller hon motsätter sig behandlingen. Den registeransvarige får vägra att verkställa en begäran om invändning endast av de skäl som anges i lagen.
- Kontakter
All kommunikation och förfrågningar angående denna broschyr ska göras skriftligt eller personligen till kontaktpersonen som nämns i en (1).
- Ändringar av sekretesspolicyn
Denna broschyr kan uppdateras då och då, till exempel när lagstiftningen ändras. Vid behov kommer vi att meddela dig om betydande förändringar via e-post eller på vår webbsida.