Hyppää sisältöön

Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely Suomen Kristillisessä Ylioppilasliitossa

Suomen Kristillisen Ylioppilasliiton toimintaan osallistuminen ja jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation, (EU) 2016/679) tarkoituksena on parantaa henkilötietojen turvallista käsittelyä siten, ettei yksityisyyden suojaa vaaranneta. Yhteisillä tietojärjestelmillä, kuten SKY:n jäsenrekisterillä sekä huolellisella henkilötietojen käsittelyllä varmistamme sen, että SKY:ssä henkilötietoja käytetään vastuullisesti.

Suomen Kristillisen Ylioppilasliiton rekisterin tietosuojaseloste 25.5.2018. Päivitetty 19.11.2020.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Kristillinen Ylioppilasliitto ry – Finlands Kristliga Studentförbund rf.

Y-tunnus 0215284-1

Oikokatu 3, 00170 Helsinki

www.sky-fks.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:

Katri Jussila

+358-50-5952867

paasihteeri(a)sky-fks.fi

2. Jäsenrekisteri

Suomen Kristillisen Ylioppilasliiton jäsenrekisteripalvelun tarjoaja on Accountor Finago Oy:n asiakkuudenhallintajärjestelmä Procountor. Tiedonsiirto on salattu käyttäen HTTPS-tekniikkaa. Käytössä ovat henkilökohtainen käyttäjätunnus, salasana sekä istunnoittain vaihtuva salasana.

Procountoria käytetään SKY:n ja sen paikallisyhdistysten jäsenten tietojen hallintaan sekä Ad Lucem- ja Etsijä-lehtien tilaajien tietojen käsittelyyn.

Suomen Kristillinen Ylioppilasliitto ylläpitää SKY:n paikallisyhdistysten jäsenrekisteriä. Paikallisyhdistyksiä ovat

Ylioppilaiden Kristillinen Yhdistys r.y. (YKY) Helsingissä,

Turun Ylioppilaitten Kristillinen Yhdistys r.y. (TYKY) Turussa,

Kristliga Studentföreningen vid Åbo Akademi r.f. (KSÅA) Turussa,

Näsijärven Ylioppilaiden Kristillinen Yhdistys (NÄKY) Tampereella,

Jyväskylän Ylioppilaiden Kristillinen Yhdistys r.y. (JYKY) Jyväskylässä,

Kuopion Ylioppilaiden Kristillinen Yhdistys r.y. (KYKY) Kuopiossa,

Pohjois-Suomen Ylioppilaiden Kristillinen Yhdistys r.y. (PYKY) Oulussa ja Kajaanissa,

Ilosaaren Ylioppilaiden Kristillinen Yhdistys (IYKY) Joensuussa

Valtakunnallinen koululaisjärjestö Suomen Kristillinen Koululaiskeskus r.y. (SKK).

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Päättyneiden jäsenyyksien kohdalla perusteena on dokumentaation hallinto henkilötietojärjestelmässä, kirjanpitolain vaatimukset sekä kulttuurinen ja historiantutkimuksellinen peruste. Sähköiset ilmoittautumislistat on laadittu seuraavia tapahtumia varten, jotka vaativat ennakkoilmoittautumista: liittokokous, liiton toimintamuotojen tapaamiset, liiton hallituksen kokoukset, liiton järjestämät tapahtumat ja työryhmien tapaamiset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

– Jäsenpalvelut

Jäsenetuihin kuuluu Ad Lucem -lehti. Lehden saa jokainen jäsen, joka on ilmoittanut haluavansa vastaanottaa lehden. Lehdellä on myös tilaajia ja ilmaiskappaleiden saajia. Jäsenrekisteristä poimitaan lehden saajien osoitetiedot ja ne lähetetään eteenpäin postitusta varten kirjapainoille. Ad Lucemia painattaa Grano Oy.  

 – Jäsenviestintä

Jäsenrekisteristä poimitaan tilaajat kaksi kertaa vuodessa ilmestyvää jäsenkirjeen ja liittokokouskutsun lähettämistä varten. Jäsenkirjeen saa sähköpostitse tai postitse jokainen jäsen, joka on jäseneksi liittymisen yhteydessä tai myöhemmin ilmoittanut haluavansa vastaanottaa kirjeen joko postilla tai sähköpostilla.

Sähköpostilistojen vastaanottajat poimitaan sähköpostilistojen lähetysohjelmasta sähköpostilistoille lähettämistä varten.

– Laskutus

Vuosittain lähetetään jäsenlaskut.

– Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

– Dokumentointi, raportointi, kulttuurinen ja historiantutkimuksellinen peruste

– Tuotetilaukset

Tuotteiden lähetystä ja laskutusta varten kerätään tarvittavat tiedot.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen, luottamushenkilön tai vapaaehtoisroolissa toimivan henkilötietoja:

Jäsenluetteloon on merkitty jäsenen nimi, mahdollisesti syntymäaika tai -vuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäseneksi liittymisajankohta, jäsenyystyypin ryhmä, jäsenetu lehden nimi.

Jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)

– Tiedot koskevat liiton ja paikallisyhdistysten henkilöjäseniä. Paikallisyhdistyksiä on tällä hetkellä 9. Lisäksi liitolla voi olla kannatusjäseniä.

Luottamustoimet Suomen Kristillisessä Ylioppilasliitossa

   – Sekä liitolla että paikallisyhdistyksillä on omat hallitukset, joiden jäsenet ovat vapaaehtoisia.

Vapaaehtoisroolit

– Vapaaehtoisia on mm. hallintotyössä, liiton asettamissa työryhmissä, yhdistystensä ryhmienvetäjinä ja avustajina erilaisissa toimintamuodoissa ja tapahtumissa.

Rekisterinpitäjä käsittelee ilmoittautumisten yhteydessä seuraavia jäsenen, luottamushenkilön tai vapaaehtoisroolissa toimivan henkilötietoja: ruokavalio ja allergiat. Nämä tiedot poistetaan kun käsittelylle ei ole enää tarvetta.

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Jäseneksi voi ilmoittautua verkkosivujen ”Liity jäseneksi”-kaavakkeen kautta tai ilmoittamalla asiasta kirjallisesti työntekijöille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös paikallisyhdistyksiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Tuotetilauksia varten kerätään tilaajan tarvittavat osoite- ja laskutustiedot. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

 5. Sähköpostilistat

Käytämme sähköpostilistaa kertoaksemme järjestömme, kattojärjestömme ja yhteistyökumppaneiden uutisista ja tapahtumista. Sähköpostilistojen vastaanottajien tiedot ovat ainoastaan SKY:n työntekijöiden käytettävissä ja käytämme niitä pelkästään tiedonvälitykseen sähköpostilistojen kautta. Käytössämme on Suomen Hostingpalvelu Oy:n ylläpitämä Mailman-sähköpostijärjestelmä. Tiedot on tallennettu salasanan taakse ja viestit lähtevät eteenpäin salatulla https-yhteydellä.

Käytössä olevat sähköpostilistat ovat:

Helsingin paikallisyhdistyksen sähköpostilista, Joensuun paikallisyhdistyksen sähköpostilista, Tampereen paikallisyhdistyksen sähköpostilista, Kuopion paikallisyhdistyksen sähköpostilista, Turun paikallisyhdistyksen sähköpostilista, liiton yleinen sähköpostilista, ystäväjäsenten sähköpostilista, nuorten uskontodialogi-sähköpostilista.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Jäsentiedot tallennetaan Procountor -palveluun (Katso lisää Procountorin tietoturvasta http://support.procountor.com/fi/muuta/procountorin-tietoturva.html).

Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisyhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA -alueen ulkopuolelle.

Sähköpostilistojen tilaajien tiedot tallennetaan sähköpostiohjelmaan.

Vapaaehtoisten, seminaareihin ja toimintaan osallistuvien tiedot tallennetaan SKY:n toimiston yhteiseen tietoasemaan, johon on pääsy tietokoneilta. Tietokoneet on suojattu salasanoilla. Käytössä on myös verkkolomakkeita, jotka on suojattu salasanalla.

7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt, joilla on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja ovat oikeutetut käsittelemään vain tietyt, työsuhteensa ja työtehtäviensä perusteella ennalta määritellyt työntekijät. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

Suomen Kristillinen Ylioppilasliitto säilyttää henkilötietoja seuraavasti:

Jäsenyys jatkuu, kunnes jäsen itse irtisanoo jäsenyyden tai jäsenen kuolemasta saapuu tieto liitolle tai paikallisyhdistykselle.

Jäsenrekisterissä tietoja säilytetään vain tilastointia, raportointia ja kirjanpitolain vaatimuksia varten kun jäsen on ilmoittanut eroavansa jäsenyydestä.

Lehtirekisteristä tiedot poistetaan, kun pyyntö niiden poistamisesta on tullut.

Jäsenkirjeen tilaajarekisteristä tiedot poistetaan, kun pyyntö niiden poistamisesta on tullut.

Sähköpostilistojen tilaajarekisteristä tieto poistetaan, kun pyyntö poistamisesta on tullut.

Sähköisten ilmoittautumislistojen tiedot säilytetään tilastointia, raportointia ja kirjanpidollisia toimia varten.

Sellaiset henkilötiedot,  joiden  käsittely  ei  ole enää  tarpeellista,  poistetaan  viipymättä,  kuitenkin viimeistään vuoden kuluttua. Tapahtumia varten kerätyt arkaluontoiset  tiedot  poistetaan kolme kuukautta tapahtuman  jälkeen. Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, henkilötiedot  poistetaan  välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Edellä  mainitun  rajoittamatta  tietoja  voidaan  säilyttää  kauemmin toimintaan  liittyviä  historiallisia, tilastollisia, kirjanpidollisia tarkoituksia ja kirjallista ilmaisua varten.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat SKY:n käsittelemät henkilötiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä sekä vaatia henkilötietojensa poistamista tai siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista niiltä osin, kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietoturvakäytännön mukaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää ajoittain esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista tiedotamme tarvittaessa sähköpostitse tai verkkosivuillamme.

Jaa somessa: